§ 1 Foreningens navn er Foreningen Rørvig By og Land. Som binavne bibeholdes navnene Rørvig Naturfredningsforening og Bevaringsforeningen for Rørvig Sogn.

§ 2 Foreningen har hjemsted i Odsherred Kommune.

§ 3 Foreningens formål er at udbrede kendskabet til og sikre de værdier, som har gjort og fortsat kan gøre Rørvig til et attraktivt sted for fastboende og gæster, samt at arbejde for beskyttelse og pleje af værdifuld natur og bevaringsværdige bygninger.

Indsatsen skal rettes mod historie, kulturmiljø, bevaringsværdige bygninger samt natur- og landskabsværdier inden for Rørvig-området.

§ 4 I det omfang foreningens økonomi tillader det, kan der anvendes midler til tilskud eller fremmed arbejde inden for foreningens formål.

Foreningen kan således uddele en årlig pris til en beboer eller myndighed i Rørvig-området, som en anerkendelse for på sin ejendom at have ydet en indsats for at bevare eller tilføje en for by og egn æstetisk værdi.

Foreningen ejer og kan med henblik på fredning og anden beskyttelse modtage eller erhverve grunde og bygninger i Rørvig-området af særlig landskabelig eller kulturhistorisk værdi.

Rørvig-området forstås som et område svarende til det gamle Rørvig Sogn.

§ 5 Som medlemmer kan optages enkeltpersoner, virksomheder, foreninger, institutioner m.fl., der interesserer sig for foreningens formål.

Udmeldelse kan ske skriftligt inden udgangen af et regnskabsår.

§ 6 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i juli eller august måned.

Indkaldelse til generalforsamlingen sker skriftligt eller elektronisk til medlemmerne (evt. via foreningens blad) med mindst 3 ugers varsel med angivelse af tid og sted samt dagsorden m.m.

Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Aflæggelse af beretning for det forløbne år
3. Forelæggelse af regnskabet for det forløbne år
4. Forelæggelse af budget samt fastsættelse af medlemskontingent for det kommende regnskabsår.
5. Behandling af forslag fra medlemmer og bestyrelse
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer
og bestyrelsessuppleanter
7. Valg af 2 revisorer og 1 revisor-suppleant
8. Eventuelt

Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal skriftligt være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 10% af foreningens medlemmer skriftligt fremsætter ønske derom til bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden 4 uger efter fremsat ønske derom. Indkaldelse sker ved skriftlig meddelelse til foreningens medlemmer med mindst 14 dages varsel, og kun sager, der anføres i mødeindkaldelsen, kan behandles.

Afgørelser på generalforsamlingen træffes ved simpel stemmeflerhed, hvor intet andet er fastsat i vedtægterne. Ved stemmelighed er forslaget forkastet.

Hvert medlem har én stemme.

Ved forfald kan et medlem overdrage sin stemme til et andet medlem ved skriftlig fuldmagt. Et medlem kan ved fuldmagt kun repræsentere to andre medlemmer.

Referat af generalforsamlingen sendes til foreningens medlemmer – evt. via foreningens blad.

§ 7 Foreningen ledes af en bestyrelse på 7 til 14 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling.

Valgene gælder i indtil 2 år ad gangen. Det skal tilstræbes, at lige mange bestyrelsesposter kommer på valg hvert år – evt. ved lodtrækning.

Genvalg kan finde sted.

Er antallet af bestyrelsesmedlemmer mindre end maksimum, kan bestyrelsen supplere sig mellem 2 ordinære generalforsamlinger, men de således indtrådte bestyrelsesmedlemmer er på valg på den derefter førstkommende generalforsamling og har indtil da ikke stemmeret i bestyrelsen.

På den ordinære generalforsamling vælges desuden 2-4 bestyrelsessuppleanter, der tiltræder i tilfælde af ekstraordinær afgang blandt bestyrelsesmedlemmerne.

Det bør tilstræbes, at mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er fastboende i Odsherred Kommune.

§ 8 Bestyrelsen, der repræsenterer foreningen udadtil, afgør inden for rammen af denne vedtægt alle spørgsmål vedrørende foreningens virksomhed, samt formidler kontakt til myndigheder og andre.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Beslutning om køb og salg af fast ejendom er dog kun gyldigt vedtaget, såfremt mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for beslutningen.

Foreningen tegnes af formanden sammen med mindst to af de øvrige bestyrelsesmedlemmer eller af tre bestyrelsesmedlemmer ved formandens fravær.

Bestyrelsesmøder afholdes efter formandens bestemmelse eller efter anmodning fra et af de andre bestyrelsesmedlemmer. Fra bestyrelsens møder føres referat, der godkendes af samtlige tilstedeværende medlemmer.

Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

Bestyrelsen kan ansætte lønnet medhjælp, såvel fast som til løsning af enkelte opgaver.

Bestyrelsen kan nedsætte underudvalg efter behov, hvori der også kan deltage foreningsmedlemmer, som ikke er medlemmer af bestyrelsen. Bestyrelsen kan, baseret på en skriftlig forretningsorden, uddelegere ansvar til udvalget, hvis udvalgets formand og næstformand er medlem af bestyrelsen. Udvalget kan kun tegnes udadtil af disse bestyrelsesmedlemmer.

§ 9 Foreningens regnskabsår løber fra 1. april til 31. marts.

§ 10 Størrelsen af medlemskontingentet fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling for det efterfølgende regnskabsår.

Kontingentet opkræves i regnskabsåret.

§ 11 Foreningens formue indsættes i anerkendt pengeinstitut eller anbringes i offentligt børsnoterede obligationer.

§ 12 Foreningens regnskab revideres af 2 på den ordinære generalforsamling valgte revisorer. Der vælges tillige 1 revisor-suppleant.

Regnskabet afleveres således at revisorerne har 14 dage til at gennemgå regnskabet og forsyne det med deres påtegning.

Regnskabet sendes med revisorernes påtegning til foreningens medlemmer med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.

De på generalforsamlingen valgte revisorer er berettiget til at foretage uanmeldt beholdningseftersyn hos foreningens kasserer.

§ 13 Ændring af foreningens vedtægter samt forslag om foreningens opløsning kan kun besluttes på en generalforsamling med mindst 2/3 af de afgivne stemmer og forudsat, at mindst halvdelen af medlemmerne er til stede eller repræsenteret på generalforsamlingen.

Såfremt sidstnævnte forudsætning ikke er opfyldt, indkaldes umiddelbart og med mindst 2 ugers og højst 6 ugers varsel til en ny generalforsamling, hvor beslutning om vedtægtsændring, respektive foreningens opløsning kan træffes med mindst 2/3 af de afgivne stemmer uanset antallet af fremmødte eller repræsenterede medlemmer.

§ 14 I tilfælde af foreningens opløsning træffer generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal beslutning om anvendelse af foreningens formue og besiddelser til støtte for aktivitet med et formål, der er beslægtet med foreningens formål.

§ 15 Foreningen tilsluttes Landsforeningen for Bygnings- og Landskabskultur.

Således godkendt på generalforsamlingen 7/9 2012.

 

Forretningsorden m.m. for bestyrelse og udvalg

Formålet med denne forretningsorden er at understøtte et effektivt og ensartet bestyrelsesarbejde.

Forretningsordenen supplerer vedtægternes bestemmelser for bestyrelsens og udvalgenes arbejde.

KAPITEL 1 Bestyrelsens etablering.

Bestyrelsen konstituerer sig i henhold til vedtægterne på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Dette møde tilstræbes afholdt senest 14 dage efter den ordinære generalforsamling.

Foruden forretningsudvalget (formand, næstformand, sekretær og kasserer) etableres de udvalg, der skal fungere i det kommende foreningsår. Benævnelse og emneområde(r) for udvalgene fastsættes, og deltagerne, såvel fra bestyrelsen som hjælpere udenfor bestyrelsen, angives.

Forretningsorden for bestyrelsesmøder fremgår af KAPITEL 2.

For udvalg, der skal have selvstændigt ansvar jvf. vedtægternes § 8 sidste afsnit stk.2, udfærdiger bestyrelsen en skriftlig forretningsorden. I et sådant udvalg skal formand og næstformand være medlem af bestyrelsen.

Forretningsorden for udvalg fremgår af KAPITEL 3.

Etablering af nye udvalg og nedlæggelse af udvalg kan foretages i løbet af foreningsåret på et bestyrelsesmøde.

Alle udvalg refererer til bestyrelsen.

Diverse.  

Bestyrelsens korrespondance er principielt til internt brug.

Ønskes i særlige tilfælde fortrolighed (sensitive sager, økonomiske forhold udenfor foreningen) skal alle korrespondance elementer indledes med ” I fortrolighed”. Skal indholdet senere helt eller delvis udbredes ud over bestyrelsen, skal et flertal i bestyrelsen være enig i dette.

Bestyrelsen er ulønnet.

Vedtægterne står over forretningsordenen i alle henseender, da de er vedtaget af foreningens højeste myndighed, nemlig generalforsamlingen.

Foreningen tegnes i henhold til vedtægterne.

Vedtaget på bestyrelsesmøde 26. januar 2020.

KAPITEL 2 – Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen afholder møder efter behov, dog afholdes der som udgangspunkt 5 faste møder i foreningsåret, eksempelvis:

August, oktober, december, marts, juni.

Mødedatoerne fastsættes på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

Yderligere, ikke planlagte møder, kan indkaldes jvf. vedtægterne. Indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel med angivelse af emne til behandling samt skriftligt oplæg til mødet.

Møderne gennemføres med anvendelse af en standard dagsorden, som suppleres med indkomne forslag.

Forslag til dagsordenpunkter til de fastlagte møder indsendes seneste 10 dage før mødet til forretningsudvalget. Dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af dagsorden.

2. Orientering fra formanden.

3. Økonomi og budget.

4. Orientering fra udvalg og laug.

5. Beslutninger til vedtagelse udsprunget af oplæg fra udvalg og laug.

6. Eventuelt

Dagsordenen for det kommende møde fastsættes af forretningsudvalget og udsendes senest 8 dage før mødet bilagt indkomne skriftlige oplæg. Indkaldelse udsendes af formanden.

Punkter, der fordrer bestyrelsens stillingtagen eller beslutning, bør i videst muligt omfang være beskrevet skriftligt.

Bestyrelsessuppleanter kan, efter ønske, deltage i bestyrelsesmøderne med taleret, men uden stemmeret.

Der udarbejdes beslutningsreferat fra mødet inden 14 dage.

Forslag til tilføjelser og rettelser til referatet skal tilsendes sekretæren seneste 8 dage efter udsendelse af første referat.

Om nødvendigt fremsendes nyt referat.

Indkommer der herefter ikke skriftlige kommentarer eller rettelser inden 8 dage, betragtes referatet som godkendt og gældende.

Medlemmerne kan løbende orienteres om bestyrelsens arbejde i rubrik på hjemmesiden ” Nyt fra bestyrelsen”.

Vedtaget på bestyrelsesmøde 26. januar 2020.

KAPITEL 3 – Udvalg

Udvalg, der ikke er nedsat med baggrund i vedtægternes § 8 sidste afsnit i stk. 2.

Udvalgene konstituerer sig med formand og næstformand inden 14 dage efter etableringen på første bestyrelsesmøde i august. Dette kan ske ved elektronisk forhandling. Konstitueringen meddeles den samlede bestyrelse.

Formand for udvalget skal være medlem af bestyrelsen.

Indtil konstitueringen har fundet sted fungerer den hidtidige formand som formand for udvalget.

Ind- og udtræden i udvalgene i løbet af funktionsperioden går gennem formanden og skal meddeles til bestyrelsen indenfor 14 dage. Formanden for udvalget er ansvarlig for, at foreningens hjemmeside rettes i overensstemmelse hermed.

Udvalgene kan ikke tegne foreningen ud ad til.

Medlemmer af udvalgene kan fremsende ønsker om mødeafholdelse til formanden.

Møder i udvalgene indkaldes af formanden pr. e-mail med angivelse af dagsorden.

Indkaldelse skal ske med mindst 8 dages varsel.

Vedtaget på bestyrelsesmøde 26. januar 2020.

KAPITEL 4 – Mølleudvalg

Mølleudvalget nedsættes med baggrund i vedtægternes § 8 sidste afsnit stk. 2.

Mølleudvalget etableres af bestyrelsen på første bestyrelsesmøde i august.

Herefter konstituerer mølleudvalget sig med formand og næstformand inden 14 dage. Dette kan ske elektronisk.

Konstitueringen meddeles den samlede bestyrelse.

Formand og næstformand skal være medlem af bestyrelsen.

Indtil konstituering har fundet sted, fungerer den hidtidige formand som formand for mølleudvalget.

Ind- og udtræden i mølleudvalget i løbet af funktionsperioden går gennem formanden og skal meddeles bestyrelsen indenfor 14 dage. Formanden for mølleudvalget er ansvarlig for, at foreningens hjemmeside rettes i overensstemmelse hermed.

Mølleudvalget kan ikke tegne foreningen udadtil, men kan tegne udvalget indenfor et budget tildelt af bestyrelsen.

Budgettet sættes til 25000,- kr.

Medlemmer af mølleudvalget kan fremsende ønsker om mødeafholdelse til formanden.

Møder i mølleudvalget indkaldes af formanden elektronisk med angivelse af dagsorden.

Indkaldelse skal ske med mindst 8 dages varsel.

Mølleudvalgets formål er, indenfor vedtægtens rammer, at varetage foreningens interesser i den bygningsfredede Rørvig Mølle, sikre møllens bevaring og vedligehold, samt at forestå restaureringsarbejder og andre større arbejder i det omfang foreningen stiller økonomiske midler til rådighed.

Mølleudvalget har mellem 6 og 8 medlemmer. Heraf skal mindst 3 være medlemmer af foreningens bestyrelse, og der skal blandt udvalgsmedlemmerne tilstræbes at være byggekyndighed og forretningsviden repræsenteret. Udvalget kan vælge en sekretær til at assistere med de nødvendige administrative opgaver.

Mølleudvalget nedsætter af sin midte en mindre restaureringsgruppe.

Restaureringsgruppen ledes af mølleudvalgets formand og tilstræbes at bestå af de bygge- og forretningskyndige medlemmer af udvalget.

Mølleudvalget leder et møllelaug, der løbende varetager de praktiske opgaver vedrørende møllen.

Møllelauget har et ubegrænset antal medlemmer. Lauget ledes af 3 af mølleudvalgets medlemmer.

Mølleudvalget udarbejder et overordnet projekt med budget for møllens restaurering. Projektet skal følge Kulturstyrelsens vilkår og betingelser for arbejde med fredede møller.

Projektet forelægges bestyrelsen til godkendelse.

Projektet opdeles i delprojekter. Mølleudvalget udarbejder beskrivelse og budgetter for delprojekterne. Disse forelægges forretningsudvalget til godkendelse.

Nødvendige justeringer til såvel det overordnede projekt som budget og for delprojekterne meddeles forretningsudvalget umiddelbart.

Alle økonomiske og juridiske aftaler behandles i overensstemmelse med vedtægterne d.v.s skal godkendes af foreningens formand og 2 bestyrelsesmedlemmer.

Mølleudvalget tilser at mølleejendommen er forsikret på et passende niveau.

Mølleudvalget varetager den faglige kontakt til bygningsfredningsmyndighederne.

Restaureringsgruppen forestår den daglige ledelse af restaurering og større vedligehold bestående af installationer, fundament, korpus, vinger, aksel, kronhjul, kronaksel, krøje og møllehat m.v.

Gruppen fører løbende et enkelt byggeregnskab, der stilles til rådighed for foreningens kasserer.

Fakturaer vedrørende ydelser på møllen attesteres af mølleudvalgets formand og yderligere et medlem af gruppen og overgives derefter til betaling via foreningens kasserer.

Restaureringsgruppen forhandler entreprisekontrakter vedrørende møllen.

Disse indgås af foreningens formand og 2 bestyrelsesmedlemmer (jvf ovenfor).

Møllelauget ledes af medlemmer af mølleudvalget. Laugsformanden og mindst 2 andre skal være medlemmer af mølleudvalget, men behøver ikke være bestyrelsesmedlemmer. Lauget består af interesserede fra Rørvig herunder landliggere m.fl. Lauget tilstræber et højt lokalt aktivitetsniveau
og høj lokal inddragelse. Lauget samvirker med andre møllelaug i Danmark og med foreninger i Rørvig samt møllens naboer.

Lauget foretager hvervning, registrering og indkaldelse af aktive medlemmer af møllelauget.

Møllelauget arrangerer den årlige mølledag sammen med foreningens aktivitetsudvalg, arrangerer -besøg i møllen- dage. Fremviser møllen for skoleklasser og arrangerer andre sociale aktiviteter med relation til møllen.

Møllelauget udarbejder oplysningsmateriale, plancher, eventuel webside m.v.

Lauget varetager rengøring og løbende vedligeholdelse af møllen.

Administration af mølle marken er mølleudvalget uvedkommende.

Vedtaget på bestyrelsesmøde 11. maj 2020.