VEDTÆGTERE FOR BEVARINGSFORENINGEN RØRVIG BY OG LAND 2021.
FORMÅL OG HJEMSTED
§1
Foreningens navn er ’Bevaringsforeningen Rørvig By og Land’.
Som binavne bibeholdes navnene Rørvig By og Land, Rørvig Naturfredningsforening og Bevaringsforeningen for Rørvig Sogn.
§2
Foreningen har hjemsted i Rørvig, Odsherred Kommune.
§3
Foreningens formål er at udbrede kendskabet til og sikre de værdier, der har gjort Rørvig til et attraktivt sted for borgere og landliggere.
Foreningen er aktiv i lokalområdet og arbejder inden for sit område for at få indflydelse på privat og offentlig planlægning og kommunal forvaltning.
Arbejdet rettes mod Rørvig-området, forstået som Rørvig Sogn, begrænset mod vest af Lynghusvej og Østerlyngvej.
§ 4
Foreningens virksomhed kan ske ved:
Medlemsmøder.
Udgivelse af publikationer, herunder hjemmesiden rvbl.dk.
Møde, foredrag og formidlingsvirksomhed.
Rådgivning og støtte til medlemmer.
Medvirken ved undersøgelser og forskningsprojekter.
Udpegning af medlemmer til bevaringsnævn og kommunale udvalg m.fl.
Rejsning af bevarings- og fredningssager.
Afgivelse af høringssvar og rådgivning til myndigheder.
Behandling af sager om nedrivning af bevaringsværdige bygninger.
Eje ejendom i Rørvigområdet af særlig landskabs- eller kulturhistorisk værdi.
§5
Foreningen kan uddele en årlig pris til en ejendomsejer i Rørvig Sogn, som anerkendelse for pleje af natur, et værdifuldt landskab eller en bevaringsværdig bygning. Med prisen medfølger en plakette. Nomineringen sker i bestyrelsen i fortroligt samvirke med det relevante udvalg. Uddelingen sker på en ordinær generalforsamling.
§6
I det omfang foreningens økonomi tillader det, kan der anvendes midler til tilskud eller ydelser inden for foreningens formål.
MEDLEMMER
§7
Foreningens medlemskreds kan bestå af:
Personlige medlemmer
Foreninger
Offentlige og private institutioner
Virksomheder
Æresmedlemmer
Der tegnes medlemskab for ét år ad gangen, svarende til kalenderåret. Personlige medlemmer kan tegne ét medlemskab og har én stemme. Foreninger, institutioner og virksomheder kan tegne flere medlemskaber, men erhverver kun én stemme.
Ved indmelding i foreningen skal der oplyses en e-mailadresse, hvor meddelelser fra foreningen modtages.
§8
Bestyrelsen kan blandt de personlige medlemmer uden for bestyrelsen, og andre, udnævne æresmedlemmer, når samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer derfor. Et æresmedlemsdiplom uddeles på den førstkommende generalforsamling. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent og har ikke stemmeret på generalforsamlinger.
GENERALFORSAMLINGER
§9
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i maj eller juni måned. Indkaldelse til generalforsamlingen sker skriftligt eller elektronisk via e-mail til medlemmerne og offentliggøres samtidig på foreningens hjemmeside, med mindst 21 dages varsel og med angivelse af tid og sted.
Der skal vedlægges den af dirigenten godkendte protokol fra forrige generalforsamling og eventuelle senere ekstraordinære generalforsamlinger, foreningens revisorpåtegnede årsregnskab, budgetforslag for de næstkommende 2 år, forslag til fastsættelse af kontingent, eventuelle forslag fra bestyrelse eller medlemmer, oplysning om hvem, der afgår fra, er på valg eller ønsker genvalg til bestyrelse, revisor eller suppleant, oplysning om indkomne kandidatforslag til bestyrelse, revisor eller suppleant, oplysning om foreningens aktuelle medlemstal samt dagsordenen med forslag til generalforsamlingens dirigent.
Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Formandens beretning for året siden sidste ordinære generalforsamling aflægges til godkendelse
- Foreningens faste udvalg orienterer hver om arbejdet
i det forløbne år - Godkendelse af regnskabet for det forløbne år
- Forelæggelse af budget, og oplysning om det aktuelle
medlemstal - Fastsættelse af kontingent
- Behandling af udsendte forslag fra medlemmer og bestyrelse
- Valg af formand
- Valg af bestyrelsesmedlemmer
- Valg af 2 bestyrelsessuppleanter
- Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter
- Eventuelt
Kun medlemmer af foreningen er valgbare.
§10
Forslag, der ønskes behandlet på en generalforsamling, skal skriftligt via e-mail være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslag udsendes herefter af bestyrelsen, uforkortet og bilagt bestyrelsens eventuelle kommentar – herunder eventuel nødvendig justering af budget, senest 8 dage før generalforsamlingen skriftligt via e-mail til medlemmerne. Forslaget offentliggøres samtidig på hjemmesiden.
§11
Hvert medlem har på generalforsamlingen én stemme. Ved forfald kan et medlem overdrage sin stemme til ét andet medlem ved skriftlig fuldmagt. Et medlem kan ved fuldmagt kun repræsentere ét andet medlem.
Afstemning sker ved håndsoprækning, men såfremt dirigenten eller et medlem ønsker det, skal afstemningen ske skriftligt på udleverede stemmesedler.
Afgørelser på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal, hvor intet andet er fastsat i vedtægterne. Ved stemmelighed er forslaget forkastet.
Ved valg af formand anføres på stemmesedlen kun ét navn. Ved valg til bestyrelsen, revisor samt valg til suppleanter anføres på stemmesedlen højst det antal navne, der svarer til antallet af poster, der skal besættes ved valget.
Ved afstemning om et forslag udleveres og benyttes en stemmeseddel, hvorpå der kun må noteres ja eller nej.
Valg til formand og bestyrelsesmedlem gælder for 2 år ad gangen.* Valg til revisor og til suppleant gælder for 1 år.
Generalforsamling vælger 2 bestyrelsessuppleanter, samt en revisorsuppleant, der skal indtræde i et fratrådt bestyrelsesmedlems eller en revisors resterende valgperiode, bestyrelsessuppleanten højst i 1 år.
Hvor der ved valg af bestyrelsessuppleanter ikke er foretaget skriftlig afstemning, bestemmer dirigenten ved lodtrækning, hvem der bliver første-suppleant.
§12
Generalforsamlingen ledes i overensstemmelse med god skik af en af generalforsamlingen valgt dirigent, der med bindende virkning afgør alle spørgsmål angående generalforsamlingens lovlighed og stemmeafgivelsen.
Dirigenten har ansvaret for, at generalforsamlingen afvikles i god ro og orden.
Dirigenten er ansvarlig for, at der straks udfærdiges en protokol over generalforsamlingens vedtagelser.
Protokollen sendes af bestyrelsen inden 2 uger til foreningens medlemmer via e-mail, når protokollen er godkendt og underskrevet af generalforsamlingens dirigent og foreningens formand. Protokollen offentliggøres samtidigt på foreningens hjemmeside.**
§13
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når mindst 50 af foreningens medlemmer samlet skriftligt via e-mail fremsætter dateret begæring derom til formanden eller næstformanden, med skriftlig redegørelse for årsagen til begæringen og bilagt forslag til dagsordenen. Forsamlingen skal herefter indkaldes af bestyrelsen og afholdes inden 28 dage.
Begæringen fra medlemmerne vedlægges uforkortet indkaldelsen, og sammen med bestyrelsens eventuelle kommentar fremsendes den skriftligt eller via e-mail til medlemmerne. Begæringen offentliggøres samtidigt på hjemmesiden.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere efter samme regler, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt eller når foreningen ønskes opløst.
Dagsordenen skal i alle tre tilfælde indeholde følgende punkter samt forslag til dirigent:
1. Valg af dirigent.
2. Behandling af det foreliggende dagsordensforslag.
3. Eventuelt.
Den ekstraordinære generalforsamling administreres i øvrigt som ordinære generalforsamlinger.
REGNSKAB
§14
Foreningen er en selvstændig juridisk enhed. For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningen med sin formue.
§15
Foreningens økonomiske grundlag baseres på:
Medlemskontingenter
Økonomisk støtte fra offentlige myndigheder
Gaver og bidrag fra private
Gaver fra fonde og erhvervsvirksomheder
Driften af foreningens ejendomme
Indtægter fra foreningens publikationer
Størrelsen af medlemskontingentet for det kommende regnskabsår fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen.
Kontingentet følger regnskabsåret og det skal indbetales i februar.
Udmeldelse og frigørelse for kontingentforpligtigelse for det kommende år skal ske skriftligt via e-mail inden udgangen af december. Kontingentrestance medfører ophør af medlemskab.
Æresmedlemmer betaler ikke kontingent.
§16
Foreningens likvide formue indsættes i anerkendt pengeinstitut eller anbringes i offentligt børsnoterede obligationer. Bidrag, der gives foreningen til et bestemt formål, indsættes på en særskilt konto i et pengeinstitut og regnskabsføres separat.
Ingen af foreningens midler må opbevares kontant.
§17
Foreningens regnskab revideres af to på den ordinære generalforsamling valgte revisorer.
De på generalforsamlingen valgte revisorer er berettigede til at foretage uanmeldt bilagskontrol og regnskabseftersyn hos foreningens kasserer.
Regnskabet udsendes med revisorernes datering og påtegning og eventuelle bemærkninger til foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
§18
Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.
FORENINGENS LEDELSE
§19
Foreningen ledes af en ulønnet bestyrelse bestående af formanden og 8 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen holder mindst 4 møder om året. Eventuelle ekstra bestyrelsesmøder kan afholdes efter et bestyrelsesmedlems anmodning.
Bestyrelsen og de faste udvalg repræsenterer foreningen udadtil.
Bestyrelsen afgør mellem generalforsamlingerne inden for rammen af denne vedtægt spørgsmål vedrørende foreningens virksomhed.
Foreningen kan tidsbegrænset ansætte honoreret medhjælp til løsning af enkeltstående opgaver.
§20
Den nyvalgte bestyrelse konstituerer sig under formandens ledelse og vælger af sin midte næstformand og kasserer. Konstitutionen offentliggøres straks på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen udformer i samvirke med Forretningsudvalget en forretningsorden for sit eget virke. Denne offentliggøres ligeledes på foreningens hjemmeside.
Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller efter anmodning af et af de andre bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 6 af medlemmerne er til stede. Suppleanter deltager ikke i bestyrelsesmøder.
Bestyrelsens beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Ved formandens fravær næstformandens stemme.
Over bestyrelsens møder føres et udførligt notat med redegørelse for de vigtigste forhandlingspunkter, disses nøjagtige emne og bestyrelsens beslutning. Notatet offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 14 dage efter bestyrelsesmødet.
Endvidere føres en protokol over bestyrelsens betydelige endelige vedtagelser med angivelse af, hvorledes hvert medlem stemte. Protokollen skal, for at være gyldig, godkendes af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer før mødeafslutningen, og den skal offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 8 dage efter det bestyrelsesmøde, der protokolleres.
§21
Beslutning om køb, salg eller overdragelse af fast ejendom kan kun gyldigt vedtages, såfremt mindst 7 af bestyrelsens medlemmer har stemt for beslutningen, og den derefter bliver godkendt på en ekstraordinær generalforsamling.
§22
Bestyrelsen nedsætter et antal sagsbehandlende faste udvalg, der arbejder med fremme af foreningens formål, som illustreret i formålsparagraffen.
Hvert udvalg skal udarbejde en forretningsorden for deres eget arbejdsområde, noteret indenfor vedtægtens rammer. Forretningsordenen for Forretningsudvalget skal offentliggøres på foreningens hjemmeside, de øvrige udvalgs forretningsorden kan offentliggøres på hjemmesiden.
Bestyrelsen delegerer ansvar til de faste udvalg, hvor udvalget tegnes udadtil. Ved betydende dispositioner og korrespondance af udvalgsformanden sammen med et deltagende bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen foretager ikke sagsbehandling, der angår en ressort, der er delegeret til udvalg.
Udvalgene vælger selv deres formand og sekretær.
Personlige medlemmer, der ikke er medlem af bestyrelsen, kan deltage i udvalgsarbejdet.
Bestyrelsen nedsætter følgende faste udvalg:
FORRETNINGSUDVALGET, hvor formanden, næstformanden, kassereren og en af formanden udpeget sekretær har sæde. Forretningsudvalget tager sig af foreningens virke mellem bestyrelsesmøderne, fører bestyrelsesmødeprotokol og mødenotater samt varetager udvalgenes kontakt til bestyrelsen.
MØLLEUDVALGET består af mindst 2 bestyrelsesmedlemmer og et antal kyndige personlige medlemmer, der ikke behøver at være medlem af bestyrelsen. Mølleudvalget varetager alle foreningsopgaver ved Rørvig Mølle og organiserer sig med et møllelaug og de nødvendige faglige arbejdsgrupper med hver deres fagleder.
(Så længe foreningen ejer Rørvig Mølle skal den have et Mølleudvalg med tilhørende møllelaug.)
Foreningen har herudover følgende faste udvalg for særlige ressorter, hvor der indgår mindst ét bestyrelsesmedlem og to eller flere kyndige personlige medlemmer:
BEVARINGSUDVALGET (bevaringsværdige bygninger, lokalplaner, by og havn)
LANDSKABSUDVALGET (naturfredning, kysten og det åbne land)
AKTIVITETSUDVALGET (mødevirksomhed, medlemshvervning,
koordinering med Rørvigs foreningsliv)
FORMIDLINGSUDVALGET (it, web-master, hjemmeside, årsskrift, publikationer)
LOKALHISTORISK UDVALG (personalhistorie mv., indsamling og
arkiv)
De faste udvalg arbejder indenfor foreningens budget. Udvalgene inddrages i foreningens budgetlægning. Udvalgene fører notat. Notater tilstilles forretningsudvalget og offentliggøres på foreningens hjemmeside.
De faste udvalg tildeles efter anmodning og budget et rådighedsbeløb med henblik på udvalgets eget daglige arbejde. Udvalgsmedlemmer har adgang som observatører ved bestyrelsesmøder, hvor sager, der vedrører udvalget, behandles.
Bestyrelsen eller personlige medlemmer kan efter behov nedsætte ad hoc-udvalg, hvor der eventuelt ikke deltager bestyrelsesmedlemmer. Disse udvalg tegnes gennem Forretningsudvalget.
Forretningsudvalget kan efter anvisning fra det relevante udvalg udpege eller bemyndige personlige medlemmer til at deltage på foreningens vegne i andre interesseorganisationers eller myndigheders udvalgsarbejde mv. inden for foreningens formål. Disse bemyndigede medlemmer har rapportpligt til det relevante udvalg, forretningsudvalget og (hvor det er relevant) generalforsamlingen.
Personsammensætningen i udvalgene offentliggøres og revideres løbende på foreningens hjemmeside. Det samme gælder for udpegning og bemyndigelse af personer.
§23
Foreningen tegnes juridisk af formanden sammen med næstformanden eller kassereren, eller ved formandens fravær af tre bestyrelsesmedlemmer i forening.
ÆNDRING AF VEDTÆGT, OPLØSNING ETC.
§24
Ændring af foreningens vedtægter samt beslutning om foreningens opløsning kan kun vedtages på en generalforsamling med mindst 2/3 af de afgivne stemmer og forudsat, at mindst halvdelen af medlemmerne er til stede på generalforsamlingen.
Såfremt halvdelen af medlemmerne ikke er til stede på generalforsamlingen, indkaldes der inden 8 dage, med mindst 21 dage og højst 28 dages varsel, til en ekstraordinær generalforsamling, hvor beslutning om vedtægtsændring eller om foreningens opløsning kan træffes med mindst 2/3 af de afgivne stemmer uanset antallet af fremmødte medlemmer.
Det aktuelle medlemstal bestemmer antallet af mulige stemmer ved generalforsamlingen. Dette oplyses af kassereren senest i forbindelse med regnskabsaflæggelsen på de ordinære generalforsamlinger.
Denne generalforsamling administreres herudover som ordinære generalforsamlinger.
§25
Beslutter generalforsamlingen, at foreningen skal opløses, vælger den samtidig ved simpelt flertal en lokalkendt respekteret likvidator til at gennemføre afviklingen sammen med foreningens hidtidige kasserer og sekretær. Ligeledes træffer generalforsamlingen beslutning om anvendelse af foreningens formue til støtte for aktiviteter med et formål, der er beslægtet med foreningens. Bestyrelsen fratræder straks.
Foreningens arkiv afleveres på Odsherred Lokalarkiv.***
§26
Foreningen kan tilsluttes Landsforeninger og organisationer, der kan støtte foreningens formål.
§27
Vedtægterne træder i kraft den 1. januar 2022.
* Overgangsbestemmelse: Bestyrelsen ny-konstituerer sig under den nuværende formand umiddelbart efter vedtægtsforslagets endelige vedtagelse. Valg af formand foretages på den førstkommende ordinære generalforsamling.
** Foreningen stiller en ’Dirigentvejledning af 1. september 2020’ til rådighed for dirigenten.
*** p.t. Lokalhistorisk Samling på Odsherred Bibliotek.